Списание документов
Предоставляем следующие услуги:
- - списание документов, сроки хранения которых истекли, а также систематизацию и оформление дел постоянного хранения – архивирование документов;
- - сдача документов (дел) в архив (при ликвидации предприятия).
В своей деятельности строго руководствуемся нормативними документами, регламентирующими деятельность в сфере архивного дела:
2). Правила роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій. (Наказ Державного комітету архівів України від 16 березня 2001 року N 16 «Про затвердження Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій»).
3). Перелік типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів. (Наказ Міністерства юстиції України 12.04.2012 № 578/5).
Списание бухгалтерских документов
Любое предприятие рано или поздно сталкивается с проблемой, когда хранение бухгалтерских документов из-за их большого объема и отсутствия необходимых площадей становится обременительным. Возникает необходимость уничтожения документации. Вот тут-то и встает задача правильного и, что немаловажно, – законного списания документов.
Порядок списания документов состоит в следующем:
- проведение экспертизы ценности документов;
- составление акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
- обязательное утверждение данного акта в Государственном архиве г. Киева;
- конфиденциальное уничтожение документации.
Ввиду отсутствия достаточного количества времени и необходимого опыта архивная обработка документов своими силами представляется крайне затруднительной. Выходом было бы воспользоваться услугами архивариуса (услугами архивиста), который определит сроки хранения документов бухгалтерского учета и составит акт на списание документов. В результате проведенной работы предприятие получит возможность фактически уничтожить документацию путем сжигания либо, при необходимости, сдать документы на пункты вторичной переработки сырья (обеспечиваем организацию и вывоз).
Порядок списания документов
Порядок списания документов предприятия, сроки хранения которых истекли, в обязательном порядке включает в себя проведение экспертизы ценности информации, содержащейся в документах.
С целью организации проведения экспертизы ценности документов во всех учреждениях создаются ЭК (экспертные комиссии), которые действуют в соответствии с «Типовым положением об экспертной комиссии государственного органа, органа местного самоуправления, государственного и коммунального предприятия, учреждения и организации» (Приказ Государственного комитета архивов Украины от 17 декабря 2007 года № 183 «Об утверждении Типового положения об экспертной комиссии государственного органа, органа местного самоуправления, государственного и коммунального предприятия, учреждения и организации»).
В соответствии с п. 4.4.1. «Правил работы архивных подразделений органов государственной власти, местного самоуправления, предприятий, учреждений и организаций», утвержденных приказом Госкомитета архивов Украины от 16.03.01 № 16 в состав экспертной комиссии, которая утверждается руководителем предприятия, включаются руководители службы делопроизводства и архивного подразделения предприятия, специалисты соответствующего архивного учреждения.
По результатам экспертизы ценности документов комиссия составляет акты на списание документов, а также описи дел постоянного и длительного хранения для передачи в архив.
На большинстве предприятий к делам постоянного хранения в основном относятся приказы руководителя по личному составу, лицевые счета или, при их отсутствии, расчетно-платежные ведомости, а также ведомости о персонифицированном учете сотрудников. Для подготовки и сдачи дел в архив они подлежат соответствующему оформлению. Наши архивисты отберут дела, подлежащие постоянному хранению, сформируют их согласно архивным требованиям, внесут их в Опись дел по личному составу с обязательной заверкой их в Государственном архиве.
Экспертная комиссия проводит экспертизу ценности документов и осуществляет их отбор для уничтожения, о чем составляется соответствующий акт. В акт на списание документов включаются дела, если предусмотренный для них срок хранения истек до 1 января года, в котором составляется акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2009 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2013 года.
Наши архивисты проведут ценностную экспертизу бухгалтерских документов Вашего предприятия с постраничным их просмотром, составят акт о выделении дел на уничтожение и заверят его в Государственном архиве г. Киева. Только после этого предприятие имеет право уничтожить дела, включенные в данный акт.
Экспертная комиссия предприятия проводит экспертизу ценности документов, сроки хранения которых истекли, и осуществляет их отбор для внесения в соответствующий акт. В общем виде это список разновидностей документов, предполагаемых к уничтожению, с указанием их количества.
Основным нормативным документом при составлении акта на выделение дел к уничтожению является «Перечень типовых документов, которые создаются в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов», утвержденный приказом Министерства юстиции Украины от 12.04.2012 г. N 578/5.
В акте на выделение дел к уничтожению (списание) указываются номера статей, на основании которых определяется срок хранения документов. В частности указываются и годы, за которые отобраны документы.
Нельзя занижать или завышать количество документов по позиции, а также опускать некоторые позиции, даже если количество документов в них незначительно – при проверке этот факт легко проявляется. Важно не допускать уничтожения документов, срок хранения которых не истек. Если количество документов не будет соответствовать реальности, может быть сделан вывод о незаконном уничтожении документов, и документы формально будут находиться в организации, а это может обернуться серьезными проблемами при запросе. Напомним, что за незаконное уничтожение документов предусмотрена административная и уголовная ответственность.
Важно учитывать, что название позиций не всегда соответствует названию документов в применяемой к ним статье Перечня документов. Это связано с тем, что разновидностей документов множество, а Перечень типовых документов не может охватить их все. К какой именно статье отнести конкретный документ, должен решать архивист, проводящий процедуру отбора документов на уничтожение.
Во многих организациях есть однотипные виды документов – такие как, кассовые и банковские документы, приказы по административно-хозяйственной деятельности, заявления на отпуск и т.д. По этой причине количество позиций почти во всех организациях не может быть меньше пары десятков. Зачастую позиции исчисляются десятками. Причем, чем больше документов – тем больше позиций. На количество позиций влияет и состав документов. Общее количество позиций может достигать сотни и более.
Количество позиций, как правило, показывает насколько тщательно и профессионально был произведен отбор документов к уничтожению.
Акт на списание документов утверждается руководителем предприятия. Он в обязательном порядке согласовывается с экспертной комиссией организации.
В заключении акта уничтожения документации должна быть запись об утверждении описей дел по личному составу организации за все указанные в акте годы.
Наши архивисты проведут ценностную экспертизу документов Вашего предприятия (в т.ч. и в первую очередь документов бухгалтерского учета) с постраничным их просмотром, отберут дела, подлежащие постоянному хранению, сформируют их согласно архивным требованиям, внесут их в Опись дел по личному составу, составят акт о выделении дел для уничтожения и заверят его в Государственном архиве г. Киева. После этого предприятие имеет законное право уничтожить дела, включенные в акт списания архивных документов.
Отобранные к уничтожению документы передаются организациям, которые занимаются заготовкой вторичного сырья. Сдача документов оформляется приемо-сдаточными накладными. Если объем дел, изъятых для уничтожения, не большой, они могут быть сожжены, о чем в акте делается отметка.
