Списание документов

Компания производит списание документов, включая списание бухгалтерских документов. Будем полезны, если сроки хранения документов бухгалтерского учета истекли. Все работы учитывают порядок списания документов, в соответствии с действующим законодательством Украины. Оформляем акт на списание бухгалтерских документов (акт списания архивных документов). Находимся в городе
Киев.

списание бухгалтерских документов

«…сложное дело,- ответил старик (архивариус Варфоломей Коробейников – ред.), подумав. Трудно, но можно...»
И.Ильф и Е.Петров «Двенадцать стульев».

Предоставляем следующие услуги:

  • - списание документов, сроки хранения которых истекли, а также систематизацию и оформление дел постоянного хранения – архивирование документов;
  • - сдача документов (дел) в архив (при ликвидации предприятия).

В своей деятельности строго руководствуемся нормативними документами, регламентирующими деятельность в сфере архивного дела:

1). Закон України «Про національний архівний фонд та архівні установи» N 3814-XII від 24 грудня 1993 року.

2). Правила роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій. (Наказ Державного комітету архівів України від 16 березня 2001 року N 16 «Про затвердження Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій»).

3). Перелік типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів. (Наказ Міністерства юстиції України 12.04.2012 № 578/5).

Списание бухгалтерских документов

Любое предприятие рано или поздно сталкивается с проблемой, когда хранение бухгалтерских документов из-за их большого объема и отсутствия необходимых площадей становится обременительным. Возникает необходимость уничтожения документации. Вот тут-то и встает задача правильного и, что немаловажно, – законного списания документов.

Порядок списания документов состоит в следующем:

  • проведение экспертизы ценности документов;
  • составление акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
  • обязательное утверждение данного акта в Государственном архиве г. Киева;
  • конфиденциальное уничтожение документации.

Ввиду отсутствия достаточного количества времени и необходимого опыта архивная обработка документов своими силами представляется крайне затруднительной. Выходом было бы воспользоваться услугами архивариуса (услугами архивиста), который определит сроки хранения документов бухгалтерского учета и составит . В результате проведенной работы предприятие получит возможность фактически уничтожить документацию путем сжигания либо, при необходимости, сдать документы на пункты вторичной переработки сырья (обеспечиваем организацию и вывоз).

Порядок списания документов

Порядок списания документов предприятия, сроки хранения которых истекли, в обязательном порядке включает в себя проведение экспертизы ценности информации, содержащейся в документах.

С целью организации проведения экспертизы ценности документов во всех учреждениях создаются ЭК (экспертные комиссии), которые действуют в соответствии с «Типовым положением об экспертной комиссии государственного органа, органа местного самоуправления, государственного и коммунального предприятия, учреждения и организации» (Приказ Государственного комитета архивов Украины от 17 декабря 2007 года № 183 «Об утверждении Типового положения об экспертной комиссии государственного органа, органа местного самоуправления, государственного и коммунального предприятия, учреждения и организации»).

В соответствии с п. 4.4.1. «Правил работы архивных подразделений органов государственной власти, местного самоуправления, предприятий, учреждений и организаций», утвержденных приказом Госкомитета архивов Украины от 16.03.01 № 16 в состав экспертной комиссии, которая утверждается руководителем предприятия, включаются руководители службы делопроизводства и архивного подразделения предприятия, специалисты соответствующего архивного учреждения.

По результатам экспертизы ценности документов комиссия составляет акты на списание документов, а также описи дел постоянного и длительного хранения для передачи в архив.

На большинстве предприятий к делам постоянного хранения в основном относятся приказы руководителя по личному составу, лицевые счета или, при их отсутствии, расчетно-платежные ведомости, а также ведомости о персонифицированном учете сотрудников. Для подготовки и сдачи дел в архив они подлежат соответствующему оформлению. Наши архивисты отберут дела, подлежащие постоянному хранению, сформируют их согласно архивным требованиям, внесут их в Опись дел по личному составу с обязательной заверкой их в Государственном архиве.

Экспертная комиссия проводит экспертизу ценности документов и осуществляет их отбор для уничтожения, о чем составляется соответствующий акт. В акт на списание документов включаются дела, если предусмотренный для них срок хранения истек до 1 января года, в котором составляется акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2009 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2013 года.

Наши архивисты проведут ценностную экспертизу бухгалтерских документов Вашего предприятия с постраничным их просмотром, составят акт о выделении дел на уничтожение и заверят его в Государственном архиве г. Киева. Только после этого предприятие имеет право уничтожить дела, включенные в данный акт.

Экспертная комиссия предприятия проводит экспертизу ценности документов, сроки хранения которых истекли, и осуществляет их отбор для внесения в соответствующий акт. В общем виде это список разновидностей документов, предполагаемых к уничтожению, с указанием их количества.

Основным нормативным документом при составлении акта на выделение дел к уничтожению является «Перечень типовых документов, которые создаются в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов», утвержденный приказом Министерства юстиции Украины от 12.04.2012 г. N 578/5.

В акте на выделение дел к уничтожению (списание) указываются номера статей, на основании которых определяется срок хранения документов. В частности указываются и годы, за которые отобраны документы.

Нельзя занижать или завышать количество документов по позиции, а также опускать некоторые позиции, даже если количество документов в них незначительно – при проверке этот факт легко проявляется. Важно не допускать уничтожения документов, срок хранения которых не истек. Если количество документов не будет соответствовать реальности, может быть сделан вывод о незаконном уничтожении документов, и документы формально будут находиться в организации, а это может обернуться серьезными проблемами при запросе. Напомним, что за незаконное уничтожение документов предусмотрена административная и уголовная ответственность.

Важно учитывать, что название позиций не всегда соответствует названию документов в применяемой к ним статье Перечня документов. Это связано с тем, что разновидностей документов множество, а Перечень типовых документов не может охватить их все. К какой именно статье отнести конкретный документ, должен решать архивист, проводящий процедуру отбора документов на уничтожение.

Во многих организациях есть однотипные виды документов – такие как, кассовые и банковские документы, приказы по административно-хозяйственной деятельности, заявления на отпуск и т.д. По этой причине количество позиций почти во всех организациях не может быть меньше пары десятков. Зачастую позиции исчисляются десятками. Причем, чем больше документов – тем больше позиций. На количество позиций влияет и состав документов. Общее количество позиций может достигать сотни и более.

Количество позиций, как правило, показывает насколько тщательно и профессионально был произведен отбор документов к уничтожению.

Акт на списание документов утверждается руководителем предприятия. Он в обязательном порядке согласовывается с экспертной комиссией организации.

В заключении акта уничтожения документации должна быть запись об утверждении описей дел по личному составу организации за все указанные в акте годы.

Наши архивисты проведут ценностную экспертизу документов Вашего предприятия (в т.ч. и в первую очередь документов бухгалтерского учета) с постраничным их просмотром, отберут дела, подлежащие постоянному хранению, сформируют их согласно архивным требованиям, внесут их в Опись дел по личному составу, составят акт о выделении дел для уничтожения и заверят его в Государственном архиве г. Киева. После этого предприятие имеет законное право уничтожить дела, включенные в акт списания архивных документов.

Отобранные к уничтожению документы передаются организациям, которые занимаются заготовкой вторичного сырья. Сдача документов оформляется приемо-сдаточными накладными. Если объем дел, изъятых для уничтожения, не большой, они могут быть сожжены, о чем в акте делается отметка.