Хранение документов в архиве предприятия

Хранение документов в архиве предприятия, организация архивного хранения документов.

Основные требования по организации архивного хранения документов как и правила хранения документов в архиве устанавливают «Правила работы архивных подразделений органов государственной власти, местного самоуправления, предприятий, учреждений и организаций», утвержденные приказом Государственного комитета архивов Украины от 16.03.2001 г. № 16. Данные правила распространяются не только на органы государственной власти и местного самоуправления, но и на предприятия, учреждения и организации.

Предусмотренная Правилами №16 схема организации хранения документов на предприятиях может выглядеть следующим образом:

В соответствии с п.2.1 Правил №16 для хранения документов, законченных в делопроизводстве, на предприятиях создаются архивы. Руководство предприятия обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами. Архив может создаваться как самостоятельное структурное подразделение либо входить в состав службы делопроизводства. На предприятиях с небольшой численностью работающих ответственность за работу с архивными документами возлагается на одного из работников службы делопроизводства (п. 2.2 Правил №16).

В своей деятельности архив предприятия руководствуется законами и другими нормативно-правовыми актами Украины, а также Положением об архиве предприятия. (п.2.3 Правил №16). В штатное расписание предприятия вводится должность заведующего архивом. Круг обязанностей работников архива определяется должностными инструкциями, которые утверждаются руководителем предприятия (абзац третий п.2.6 Правил №16). Кроме того, в должностные инструкции некоторых других работников (инспектор по кадрам, заведующий канцелярией, делопроизводитель, секретарь и т.д.) целесообразно включить положения, обязывающие последних сдавать документы в архив предприятия, готовить их к сдаче в государственный архив и т.д.

Организация архивного хранения документов подразумевает:

• прием от структурных подразделений предприятия и хранение архивных документов;
• контроль состояния хранения и правильности оформления документов в структурных подразделениях предприятия;
• составление и согласование сводной номенклатуры дел, проверка соответствия формирования документов в дела утвержденной номенклатуре;
• проведение предварительной экспертизы ценности документов, находящихся на хранении, составление и подача на рассмотрение ЭК предприятия проектов описей документов, отнесенных к НАФ, описей дел длительного хранения, лписей дел по личному составу работников предприятии и актов об изъятии для уничтожения документов, которые не отнесены к НАФ;
• организация в установленном порядке использования архивных документов, выдача архивных справок, копий, извлечений из документов и т.п.

С момента создания и до сдачи документов в архив предприятия они хранятся по месту формирования дел, т.е. в структурных подразделениях. На небольших предприятиях хранение может осуществляться централизованно в службе делопроизводства. В рабочих комнатах дела должны храниться вертикально в закрывающихся шкафах. Выдача дел во временное пользование другим структурным подразделениям или другим предприятиям осуществляется с разрешения руководителя предприятия (п.п. 3.3.2 Правил №16).

Законченные делопроизводством дела постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения, а также по личному составу подлежат сдаче в архив предприятия для хранения и последующего использования. Их передача осуществляется только по описям дел.

Архивная обработка документов, находящихся на хранении в архиве организации, включает в себя целый комплекс мероприятий по систематизации и упорядочению документации в соответствии с нормативными документами, регламентирующими деятельность в сфере архивного дела, при строгом соблюдении правил архивирования документов. Важнейшей составляющей процесса архивирования документации является соблюдение сроков хранения документов в архиве, установленных «Перечнем типовых документов, которые создаются в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов», утвержденным приказом Министерства юстиции от 12.04.2012 г. N 578/5.

Каковы же, в общем виде, условия хранения документов в архиве?

Правила №16 содержат ряд требований к помещениям архива, электро- и противопожарному оборудованию архива, температурно-влажностному, световому и санитарно-гигиеническому режимам, оборудованию архива, размещению документов в архивохранилище, а также к порядку выдачи и проверке наличия и состояния дел.

Определенные требования к условиям хранения документов бухгалтерского учета выдвигает и Положение об условиях хранения архивных документов (зарегистрировано в Министерстве юстиции Украины 04.02.2003 г. №89/7410).

Хранилище архива должно быть удалено от других производственных, складских и бытовых помещений, связанных с хранением либо применением огнеопасных, химических веществ, пищевых продуктов и не должно иметь с ними общих вентиляционных каналов. Кроме того, в хранилище запрещено прокладывать газовые, водопроводные, канализационные и иные магистральные трубопроводы. В соответствии с п.п. 8.1.4 Правил №16 в помещениях архива должен быть запасной выход. Внешние двери помещения изолируются металлом, в нерабочее время они опечатываются.

Требования к электро- и противопожарному оборудованию архива предусматривают необходимость проведения электропроводки только в скрытом виде, хранилища должны быть оборудованы пожарной сигнализацией и средствами пожаротушения. Запрещаются курение и применение нагревательных электроприборов.

Основным требованием к температурно-влажностному режиму является требование к параметрам температуры (+17 - +19 град.С) и относительной влажности (50-55%).

В случае выявления в помещениях плесени, насекомых, грызунов проводятся дезинфекция, дезинсекция, дератизация. В помещениях запрещается хранение посторонних предметов, употребление пищевых продуктов, разведение цветов (п. 7.4 Положения об условиях хранения архивных документов).

Устанавливаются также правила и требования к размещению стеллажей с документами. Документация на них должна размещаться таким образом, чтобы дела каждого структурного подразделения хранились в одном месте и были размещены в порядке ежегодных поступлений. Кроме того, содержится прямой запрет на хранение архивных дел штабелями на полу, подоконниках и в других не предусмотренных для этого местах.