Архивирование документов
Первичные бухгалтерские документы, так старательно создаваемые бухгалтерами, не могут вечно храниться на предприятии. Хранение документов архива рано или поздно становится довольно обременительным. Встает задача архивирования документов для обеспечения безопасности данных и освобождения пространства для более новых бумаг. Профессиональная архивная обработка бухгалтерских документов позволяет подготовить дела для их дальнейшей сдачи в архив предприятия.
Архивная обработка документов или их архивирование – комплекс мероприятий по упорядочению и систематизации документов организации. Услуги архивариусов (услуги архивистов) при строгом соблюдении правил архивирования документов включают:
- - бесплатный выезд и осмотр архива организации;
- - согласование с заказчиком необходимого объёма работ и стоимости услуг;
- - непосредственно архивирование бухгалтерских документов (в том числе архивирование кадровых документов): экспертиза ценности (отбор дел по статьям и срокам хранения документов в соответствии с «Перечнем типовых документов, которые образуются в ходе деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов», утвержденным приказом Министерства юстиции от 12.04.2012 г. N 578/5, оценка научно-практической целесообразности хранения документов;
- - архивная обработка документов по личному составу (постраничный просмотр документов, упорядочение документов, составление описи дел по личному составу - приказы по личному составу, лицевые счета по начислению заработной платы, личные дела, трудовые договора, личные карточки уволенных и пр.,);
- - порядок архивирования документов предполагает также отбор дел с истёкшим сроком хранения, составление и оформление акта на списание документов, вывоз и уничтожение документов (при желании заказчика);
- - обязательная заверка всех необходимых документов в Государственном архиве г.Киева.
Услуги по архивированию документов должны в обязательном порядке включать заверку необходимой документации, составленной по итогам обработки документов, в Государственном архивном учреждении. Только в этом случае архивация документов и их фактическое уничтожение будут соответствовать нормам действующего законодательства.
В заключении хотелось бы отметить, что архивирование бухгалтерских документов- довольно сложная процедура, требующая времени и необходимого опыта. Именно поэтому предприятиям было бы целесообразно воспользоваться услугами архивариуса / архивиста, который как никто лучше ознакомлен с правилами архивирования документов.
