Сдача документов в архив

Рассмотрим порядок сдачи документов (дел) организации в архив в случаях:

• действующей организации;
• при ее реорганизации или ликвидации.

Законченные делопроизводством дела постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения, а также по личному составу подлежат сдаче в архив предприятия для хранения и последующего использования. Их передача осуществляется только по описям дел.

Дела же временного хранения (до 10 лет включительно) могут сдаваться в архив предприятия по решению руководителя. Однако, как правило, такие дела хранятся в структурных подразделениях, в которых они были сформированы.

Подготовка дел структурного подразделения к сдаче документов в архив включает проверку оформления дел и документов каждого дела, проверку правильного формирования документов в дела и соответствие дел утвержденной руководителем номенклатуре (п.п. 5.3.2 «Правил работы архивных подразделений органов государственной власти, местного самоуправления, предприятий, учреждений и организаций», утвержденных приказом Государственного комитета архивов Украины от 16.03.2001 № 16).

В случае выявления каких-либо недостатков работники структурных подразделений обязаны их устранить. В случае отсутствия дел структурных подразделений, указанных в описях, необходимо принять меры по их розыску, предусмотренные п.п. 4.5.4 Правил №16.

Приемка (передача) каждого дела должна осуществляться работником архива предприятия в присутствии работника структурного подразделения, сдающего документы. В конце каждого экземпляра описи дел цифрами и прописью указывается фактическое количество дел, переданных в архив предприятия, номера отсутствующих дел, дата приемки-передачи дел и подписи лиц, сдающих и принимающих дела.

Доставка дел в архив предприятия осуществляется работниками его структурных подразделений. В архиве предприятия на основании описей дел структурных подразделений составляются годовые разделы сводных описей дел предприятия согласно:

• приложению 11 к Правилам №16 – для дел постоянного хранения;
• приложению 13 к Правилам №16 – для дел длительного хранения;
• приложению 14 к Правилам №16 - для дел по личному составу.

Остановимся на составлении описи дел по личному составу. Заголовки дел описи систематизируются по номинальному признаку в такой последовательности:

• приказы по личному составу;
• списки личного состава;
• карточки учета личного состава;
• личные дела;
• лицевые счета по заработной плате (расчетно-платежные ведомости);
• трудовые книжки (невостребованные);
• акты о несчастных случаях и др.

Личные дела (личные карточки) вносятся в опись по году увольнения работника и систематизируются в алфавитном порядке фамилий.

Описи дел по личному составу предприятий, в деятельности которых не создаются документы НАФ, составляются в 2-х экземплярах, которые подписываются составителем, одобряются ЭК предприятия, согласовываются с ЭПК государственного архивного учреждения и утверждаются руководителем предприятия. (п.п. 6.4.4 Правил №16).

Рассмотрим процедуру сдачи документов организации в архив при ее реорганизации или ликвидации

Как сдать документы организации в архив при реорганизации или ликвидации предприятия? Каков порядок сдачи дел в архив?

Порядок сдачи документов организации в архив, а также дальнейшее их использование после реорганизации предприятия либо его ликвидации предусматривается в приказе, другом распорядительном акте или решении о реорганизации или ликвидации.

Сдача дел в архив ликвидируемого предприятия, сроки хранения которых не истекли, входит в обязанности ликвидационных комиссий (п.п. 12.3.1 «Правил работы архивных подразделений органов государственной власти, местного самоуправления, предприятий, учреждений и организаций», утвержденных приказом Государственного комитета архивов Украины от 16.03.2001 № 16).

В случае реорганизации предприятия с передачей его функций другому предприятию правопреемник принимает по акту документы, незавершенные в делопроизводстве реорганизуемого предприятия, и его архив. Документы, не законченные в делопроизводстве, а также оформленные в установленном порядке дела по личному составу передаются правопреемникам.

Процесс архивирования документов при ликвидации организации является обязательной процедурой. В общем порядке производится списание документов, сроки хранения которых истекли, в результате чего составляется акт на списание документов с обязательной заверкой его экспертно-проверочной комиссией государственного архива. Хранение документов бухгалтерского учета, не подлежащих уничтожению, должно осуществляться по указанному предприятием адресу до истечения сроков хранения документов бухгалтерского учета.

Обращаем Ваше внимание, что предприятие должно обеспечить хранение документов с неистекшим сроком хранения либо непроверенных органом ГНС даже в случае ликвидации организации. Документы по личному составу (приказы, ведомости начисления заработной платы, ведомости о персонифицированном учете, личные дела/ карточки сотрудников и др.), оформленные надлежащим образом и внесенные в описи дел по личному составу передаются на дальнейшее хранение в Государственный архив. Хранение документов в архиве будет осуществляться в течение 75 лет.

Наши архивариусы / архивисты согласно установленных правил сдачи документов в архив проведут экспертизу ценности документов бухгалтерского учета, упорядочение дел, составление описей, справочного аппарата к ним, а также всех необходимых сопровождающих документов. Фактическая сдача документов организации в архив осуществляется председателем ликвидационной комиссии предприятия.

Мы предоставим полный пакет документов «под ключ» для быстрой и гарантированной, сдачи дел в архив.