Хранение бухгалтерских документов

В ходе деятельности любого предприятия создается и обрабатывается огромное количество различных документов. Прежде всего имеются ввиду первичные документы. Именно они являются основанием для бухгалтерского учета хозяйственных операций и составляются в момент осуществления каждой хозяйственной операции или, если это невозможно, непосредственно после ее завершения. (пп. 1.2. и 2.2 «Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете», утвержденного приказом Министерства финансов Украины от 24.05.1995 г. №88). Согласно нормативным требованиям предприятие любой формы собственности обязано обеспечить надлежащее хранение документов бухгалтерского учета, строго соблюдая сроки хранения бухгалтерских документов.

Требования к хранению бухгалтерских документов установлены разд.6 Положения №88. Так, первичные документы и учетные регистры, которые прошли обработку, бухгалтерские отчеты и балансы до их сдачи в архив предприятия должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрытых шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Под специальным помещением, как указано в письме Минфина от 22.07.2002 г. №053-3996, понимаются помещение с температурно-влажностным режимом, который обеспечивает сохранность документов и записей в них, а также помещение, исключающее возможность использование либо вынос документов, которые в нем хранятся, без разрешения главного бухгалтера предприятия.

Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, которые обеспечивают их сохранность.

Хранение документов бухгалтерского учета, которые прошли обработку (соблюдая правила архивирования документов), и были основанием для составления отчетности, а также бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия. Сроки хранения документов в архиве регламентирует «Перечень типовых документов, которые создаются в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов», утвержденный приказом Министерства юстиции Украины от 12.04.2012 г. N 578/5.

Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии предприятия работникам других структурных подразделений может производиться только по решению главного бухгалтера.

В случае пропажи либо уничтожения первичных документов, учетных регистров и отчетов руководитель предприятия письменно уведомляет об этом правоохранительные органы и приказом назначает комиссию для установления перечня отсутствующих документов и расследования причин их пропажи либо уничтожения. Для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия. Копия акта направляется органу, в сфере управления которого находится предприятие, а также государственной налоговой инспекции в 10-дневный срок (п.6.10 Положения №88).

Изъятие первичных документов, учетных регистров, финансовой отчетности предприятий, а тем более уничтожение документации, может осуществляться только в соответствии с действующим законодательством Украины.

Важным моментом в хранении бухгалтерской документации является строгое соблюдение установленных сроков хранения документов бухгалтерского учета, по истечении которых может ставиться вопрос об их уничтожении.

Отбор документов, сроки хранения которых истекли, и составление акта на списание документов (в т.ч. акта на списание бухгалтерских документов) для уничтожения осуществляются после сведения описей дел предприятия за соответствующий период. Сводные описи и акт рассматриваются экспертной комиссией предприятия одновременно. Одобренные комиссией описи дел, акты уничтожения документации представляются на рассмотрение экспертно-проверяющей комиссии (ЭПК) соответствующего государственного архива. Одобренные ЭПК описи дел по личному составу и акты о выделении для уничтожения документов утверждаются руководителем предприятия, после чего предприятие имеет право уничтожать документы фактически.

Наши архивисты проведут ценностную экспертизу документов Вашего предприятия (в т.ч. и в первую очередь документов бухгалтерского учета) с постраничным их просмотром, отберут дела, подлежащие постоянному хранению, сформируют их согласно архивным требованиям, внесут их в Опись дел, составят акт о выделении дел для уничтожения и заверят его в Государственном архиве г. Киева. После этого предприятие имеет законное право уничтожить дела, включенные в акт списания архивных документов.

Вся документация, образованная в деятельности предприятия, должна храниться в течение установленных законодательством сроков, и только после их окончания решается вопрос о возможности ее уничтожения. Об обязанности предприятия обеспечивать надлежащее хранение первичных документов и регистров бухгалтерского учета в течение установленных законодательством сроков говорит ч.7 ст.9 Закона о бухучете.

Обращаем Ваше внимание, что уничтожение документации, срок хранения которой истек, при отсутствии налоговой проверки за этот период не допускается. Об этом, в частности, указано в Письме ГНСУ от 18.05.2012г. №13920/Ж/17-1216). Таким образом, в случае, когда проверка органом ГНС не проводилась более 1095 дней, налогоплательщики обязаны обеспечить дальнейшее хранение непроверенных документов. Это положение подтверждает и Государственная архивная служба Украины (Письмо от 30.10.2012 № 01.2/3388).

Письмо Государственной архивной службы Украины от 13.09.2012 г. N 01.2/2855 «О сроках хранения первичных бухгалтерских документов временного хранения предприятий» гласит:

В соответствии с «Перечнем типовых документов, которые создаются в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов», утвержденным приказом Министерства юстиции Украины от 12.04.2012 г. N 578/5 и зарегистрированным в Министерстве юстиции 17.04.2012 г. за N 571/20884, который вступил в силу с 01.01.2013 г., срок хранения первичных бухгалтерских документов составляет 3 года (при условии завершения проверки государственными налоговыми органами по вопросам соблюдения налогового законодательства. В случае возникновения споров (разногласий), возбуждения уголовных дел, открытия судами производства по делам - хранятся до принятия окончательного решения. Документы, содержащие информацию о финансовых операциях, которые подлежат финансовому мониторингу, хранятся 5 лет.

Необходимо учитывать, что сроки хранения документов, определенные в этом Перечне, являются минимальными, их нельзя сокращать. Исчисление сроков хранения документов согласно требованиям указанного Перечня осуществляется с 1 января года, следующего за годом их завершения делопроизводством.

В самом общем виде все документы, образующиеся в деятельности предприятия, в зависимости от сроков их хранения можно разделить на такие группы:

1). Документы постоянного хранения. К таким документам, в частности, относятся документы НАФ (формирующие Национальный архивный фонд);

2). Документы с установленным сроком хранения, после истечения которого (при определенных условиях) они могут быть уничтожены. Это:

• а). Документы длительного (свыше 10 лет) хранения;
• б). Документы временного (до 10 лет включительно) хранения.

Наши архивисты проведут ценностную экспертизу бухгалтерских документов Вашего предприятия с постраничным их просмотром. Отберут дела, подлежащие постоянному хранению, сформируют их согласно архивным требованиям, внесут их в Опись дел. Составят акт на списание бухгалтерских документов и заверят его в Государственном архиве г. Киева. Только после этого предприятие имеет законное право уничтожить дела, включенные в акт списания архивных документов, сроки хранения которых истекли.